Aby lepiej poznać materię obniżania kapitału zakładowego, na wstępie należy wyjaśnić czym on w ogóle jest. Kapitał zakładowy składa się z wkładów wspólników, które mogą przybrać postać zarówno pieniężną, jak i niepieniężną (tzw. aportu, np. wierzytelności, nieruchomości, majątkowych praw autorskich). Następnie wspólnicy – po zgromadzeniu majątku – dokonują tzw. wniesienia wkładów do spółki w celu pokrycia kapitału zakładowego.
Warto wiedzieć! Minimalna wysokość kapitału zakładowego różni się w zależności od rodzaju spółki. W odniesieniu do spółki z o. o. wynosi on 5 tys. złotych.
Kapitał zakładowy od początku musi zostać pokryty w pełnej deklarowanej wysokości jedynie w przypadku spółki z o. o. Co do zasady, kapitał zakładowy ma charakter gwarancyjny, tzn. zabezpieczający wierzycieli spółki przed jej niewypłacalnością. Należy jednak wskazać, że brak jest przepisów stanowiących o wyłącznie takim przeznaczeniu kapitału zakładowego. Oznacza to, że po wniesieniu środków na kapitał zakładowy wkład pieniężny może być wykorzystany np. na nabycie środków trwałych, z kolei wkład niepieniężny może zostać zbyty, a uzyskana w ten sposób wartość pieniężna wejdzie do majątku spółki.
Do głównych przyczyn wymagających obniżenie kapitału zakładowego należą:
zmiana składu osobowego wspólników,
wyrównanie bilansu w spółce, która przynosi straty,
dostosowanie wysokości kapitału zakładowego do rzeczywistej wartości wniesionych wartości innych niż te pieniężne,
korekta wysokości kapitału, który okazał się zbyt wysoki w stosunku do prowadzonej przez spółkę działalności.
Tak jak w wielu najważniejszych sprawach spółki, tak i tu, pierwszym krokiem będzie podjęcie uchwały wspólników, która wprowadzi zmiany w umowie spółki. Kodeks spółek handlowych do podjęcia takiej uchwały przewiduje większość 2/3 głosów, aby uchwała była ważna. Umowa spółki rzecz jasna może wprowadzać surowsze wymogi. Dodatkowo, uchwała dotycząca obniżenia kapitału zakładowego musi być zaprotokołowana przez notariusza.
Uwaga! Uchwała powinna wskazywać kwotę nowego, obniżonego kapitału zakładowego. Poza nową kwotą uchwała powinna określać również sposób obniżenia. To może nastąpić poprzez umorzenie części udziałów lub zmniejszenie ich wartości nominalnej. Należy przy tym pamiętać, że jeden udział nie może mieć wartości mniejszej niż 50 zł. W przypadku, gdy spółka z o. o. wypracowała zysk, umorzenie nastąpić może przez jego przeksięgowanie.
Warto też pamiętać, że umowa spółki nie musi być zmieniona, jeśli do obniżenia kapitału zakładowego dochodzi poprzez umorzenie udziałów w związku ze specjalnymi zdarzeniami przewidzianymi we wspomnianym dokumencie, np. niespełnienie w terminie umówionego świadczenia wobec spółki, podjęcie przez wspólnika będącego jednocześnie członkiem zarządu – wbrew zakazowi wynikającego z umowy – działalności konkurencyjnej czy wyrządzenie przez wspólnika szkody spółce poprzez ujawnienie informacji poufnych spółki. W takim przypadku uchwałę o obniżeniu kapitału zakładowego może podjąć zarząd.
Po przyjęciu stosownej uchwały, zarząd spółki zobowiązany jest do umieszczenia informacji o obniżeniu kapitału zakładowego w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Jest to informacja szczególnie istotna dla ewentualnych wierzycieli spółki. Z chwilą publikacji ogłoszenia o obniżeniu kapitału zakładowego mogą oni bowiem w terminie trzech miesięcy wnieść swój sprzeciw, co do decyzji wspólników. W przypadku zgłoszenia się wierzyciela, spółka, jeżeli chce nadal procedować obniżenie kapitału, powinna takiego wierzyciela spłacić lub stosownie zabezpieczyć. W sytuacji, kiedy żaden z wierzycieli nie wniesie sprzeciwu, uznaje się, że wyrazili oni zgodę na obniżenie kapitału zakładowego przez spółkę.
Ważne! W przypadku gdy spółka nie posiada środków na zaspokojenie bądź zabezpieczenie wierzycieli obniżenie kapitału zakładowego nie dojdzie do skutku.
Proces obniżenia kapitału zakładowego spółki kończy zgłoszenie tego faktu i przedłożenie odpowiednich dokumentów w sądzie rejestrowym. Wniosek o ujawnienie zmian w KRS trzeba złożyć nie później niż pół roku od dnia podjęcia uchwały.
Uwaga! Obecnie zmiany te należy zgłaszać elektronicznie za pomocą Portalu Rejestrów Sądowych lub w systemie teleinformatycznym S24 (dotyczy to przypadku, jeżeli umowę spółki zawarto na wzorcu umowy udostępnionym w S24).
Wśród dokumentów, jakie należy dołączyć do wniosków, znajdują się wspomniana uchwała o obniżeniu kapitału zakładowego, aktualna lista wspólników, umowa spółki, informacja o publikacji ogłoszenia zmiany kapitału w Monitorze Sądowym i Gospodarczym oraz oświadczenie wszystkich członków zarządu o zaspokojeniu lub zabezpieczeniu wierzycieli, którzy zgłosili swoje ewentualne sprzeciwy.
